понедельник, 25 февраля 2013 г.

Автоматизируем процесс расчета цены изделия

Продолжаем тему Еженедельника Рукоделие и бизнес - Создаем файл проекта. В прошлый раз мы говорили о том, как и для чего создавать Описание изделия, которое будет храниться у нас в нашем файле. Сегодня я предлагаю Вам попробовать автоматизировать процесс расчета цены нашего изделия.

Если Вы не помните из чего складывается цена изделия, можете освежить память в статье Расчет цены бисерного изделия. Я тоже сейчас это сделаю, чтобы ничего не упустить)

Итак, мы видим, что для расчета цены нужно записывать и запоминать массу информации. И если листик с ценой определенного материала можно вложить в пакетик с ним, то производить расчеты постоянно на отдельных листиках просто нереально. И это хорошо, если с подсчетами у Вас все нормально, а я вот со сложными математическими действиями не очень дружу. Учительница говорила, что мне не хватает внимательности и сосредоточенности, но сейчас мне просто лень это делать))) да и ошибиться боюсь. Поэтому для себя я придумала очень удобный и надежный способ - я решила довериться компьютеру.

Нам понадобится очень удобная для подсчетов программа Microsoft Office - Excel. Не пугайтесь, полностью изучать новую программу не придется (если Вы с ней еще не знакомы). Нам нужно будет только вспомнить математику школьного курса))

Итак, для того, чтобы рассчитать стоимость изделия, нам нужно суммировать следующие составляющие:

материалы +  зарплата в час +  затрата на электричество + реклама (визитки, брошюрки и т.д.)  + амортизация

Каждая из этих составляющих рассчитывается по своей отдельной формуле:

  • материалы: стоимость материала * количество (шт или гр); итого: сумма цен за каждый материал
  • ЗП\час: ЗП\месяц : кол-во рабочих дней : кол-во рабочих часов; итого: суммируется количество денег за потраченные часы
  • Затрата на электричество: Вт (мощность лампы или двух)*кол-во часов, переводим полученное количество Вт в Квт и * на стоим-ть 1 Квт в нашем регионе.
  • Реклама: прибавляем к общей полученной сумме стоимость одной единицы каждого вида рекламы. То есть я, например, должна к цене изделия прибавляю стоимость 1 визитки, 1 сертификата, 1 памятки. Я могу заранее вычислить эту сумму и прописать ее в программе.
  • Амортизация: каждый решает сам, учитывать ее или нет. Можно поискать формулы для вычисления амортизации, но для таких инструментов, как ножницы и иголки Вы вряд ли ее найдете. Поэтому можно заложить символическую сумму, например в 5-10 тг.

В некоторых случаях, если мы готовим работы специально для выставки, то сумму затраченную на участие (проезд, проживание) раскидываем на все изделия.
Теперь, для того, чтобы не высчитывать каждый раз отдельно формулы для каждой составляющей, а потом отдельно все это суммировать, мы просто внесем все данные и формулы в Excel.

Сразу говорю, что я не заморачивалась над внешним видом таблицы, мне было главное, чтобы расчеты производились сами собой и процесс расчета ускорился.

Для начала сделаем отдельные таблички для подсчета цены за материалы, за ЗП в час и за свет.

В колонке "наименование" прописываем названия материалов. В колонке "количество" будем вбивать количество затраченного материала (например бусин) по мере их затрачивания. Примечание: если речь идет о бисере, то за единицу мы берем 10 гр (и соответственно цена у нас идет тоже за 10 гр). Следующая колонка "цена за единицу". Здесь тоже можно написать сразу для каждого материала. И последняя колонка, самая интересная: в ней мы будем высчитывать цену на каждый затраченный материал. Назовем колонку "сумма". Для того, чтобы программа сама высчитывала для нас общую стоимость нашего материала, нам нужно воспользоваться ее свойствами: ввести формулу.



Как мы видим, программа Excel это огромное поле ячеек. Все они имеют свои названия, посмотрите: столбцы обозначаются буквами, а строки порядковыми номерами. Адрес ячейки - это пересечение буквы(столбца) и цифры (строки), на которых она находится. 

Чтобы узнать общую цену данного материала (скажем, бисера) мы количество бисера умножаем на его цену за единицу (помним, что у нас это 10 грамм). Теперь эту формулу нам нужно записать в нашу ячейку под названием "сумма". Вот для чего нам сейчас понадобится адрес ячейки, а еще строка формул. 


Нажимаем на ячейку, в которой у нас записано количество определенного материала, например "рондель синий". У меня адрес ячейки с этой информацией C4. Запоминаем его. Теперь нажимаем на ячейку с ценой за единицу, то есть за одну бусину-рондель. У меня это D4. Теперь нажимаем на ячейку, которая находится в этой же строке, в столбце "сумма" (E4). Найдем строку формул. Не уходя с ячейки Е4, в строке формул мы пропишем ту самую формулу, по которой мы вычисляем общую цену. То есть информацию из ячейки C4 умножить на информацию из ячейки D4. Наша формула будет выглядеть следующим образом: =C4*D4




Примечание: не забудьте переключиться на английский язык, иначе рискуете ввести неверную формулу. Примечание2: не забудьте поставить знак равенства перед формулой. Нажимаем клавишу Enter. Таким образом в ячейке E4 (общая цена за рондели) мы ввели расчет, который будет выполняться автоматически. Потренируйтесь и увидите, что как только мы меняем значение в ячейке С4 (количество ронделей) и нажимаем Enter, то общая цена у нас изменяется автоматически в ячейке E4.

Таким же образом прописываем формулы во всем столбце под названием "сумма". 
Для суммирования затрат на материалы, сделаем ячейку "итого". Для этого в ячейке, в которой будет отображаться нужная нам цифра мы прописываем другую формулу: плюсуем ячейки из столбца Е (сумма). Теперь при изменениях в этом столбце, будет изменяться и общая сумма - затраты на материалы. Нам просто нужно будет записывать количество материалов в нужные ячейки и сумма будет высчитываться сама собой автоматически.



По данному принципу мы создаем в этом же документе остальные таблицы:
цена работы, затраты на электричество и т.д. Примечание: в строке формул можно писать не только  формулы с адресами ячеек, но и использовать цифры. Например, чтобы вычислить затраты на электричество, нужно полученное количество киловатт умножить на стоимость одного Квт в нашем регионе. В строке формул мы пишем: =x*8,18, где x - это адрес ячейки, в которой у нас находится информация по затраченным киловаттам.



После всех проведенных операций мы можем вывести отдельно полную стоимость нашего изделия:

пишем где-нибудь в стороночке "цена изделия" и в соседней ячейке плюсуем все ячейки "итого" от трех таблиц, еще сюда же можно приплюсовать стоимость рекламы и амортизацию. На выходе мы получаем цену готового изделия.



Таким образом, создав данный документ мы получаем следующие плюсы:

  • все цены и расчеты в одном месте
  • все подсчеты ведутся автоматически
  • Вы в любой момент можете сказать заказчику цену, если вдруг он попросит о каких-либо изменениях
  • Вы можете визуально видеть, как изменится цена изделия от того, добавите ли Вы в работу тот или иной материал и заранее просчитать нужно ли его добавлять, вдруг цена на выходе не устроит заказчика или же Вы обговорили определенную границу цен.
  • не нужно хранить множество сумм в памяти и отложив работу на неопределенное время, Вы всегда сможете вернуться к ней не утратив расчетов (конечно всегда есть шанс, что Вы удалите файл с компьютера, но здесь уже я бессильна)))


Минус я здесь вижу только один: прописать все наименования и формулы. Конечно на это тоже нужно затратить некоторое время. Но мне кажется, когда идет серьезная работа с заказчиком или когда заказ очень крупный, этот вариант удобен.

В следующий раз мы поговорим о Сертификате изделия: что это такое, зачем он нам и как его создать.

4 комментария:

  1. Очень полезная информация. Я тоже люблю подобные процессы в автоматизировать в Excel. Стоит один раз помучаться, создать основу, все продумать - а потом наслаждаться быстротой получения результатов

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Рада, что пригодилось! Да, многие вычисления потом можно просто копировать для других таблиц, только числа другие вставлять и наименования. Особенно удобно будет для тех, кто работает с большим количеством заказов или готовится к ярмарке\выставке.

      Удалить
  2. Спасибо за такой подробный урок! Вам впору объяснять тему Excel на уроке информатики :) (как раз сейчас эту тему своим ученикам преподаю)
    А если серьезно, то с нетерпением буду ждать выхода следующей статьи. А пока последую вашему примеру и составлю такие файлы. Я раньше делала что-то подобное, а потом забросила. А сейчас опять вижу - нужно возвращаться. Когда все зафиксировано - действительно экономятся и время, и нервы.
    Еще раз спасибо за ваши подсказки!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. На здоровье! Все-таки не зря я на учителя училась, хоть где-то пригодилось :))
      Я уже сама поняла: пусть на столе у меня постоянно бардак, но во всем остальном должна быть система и упорядоченность. Так и мозг разгружается от лишней информации и всегда все на месте.

      Удалить

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...